Как вести склад и остатки для магазина на Kaspi

# Как вести склад и остатки для магазина на Kaspi

Ниже — что входит в складской учёт продавца Kaspi, в каком порядке его вести и как не пересчитывать остатки вручную каждое утро.

Из чего складывается складской учёт

Витринный остаток в Kaspi — это только «сколько выставлено на продажу». Полноценный склад шире:

• приход — сколько единиц поступило и по какой закупочной цене (себестоимость привязывается к партии);
• продажа — списание единицы при выкупе заказа;
• возврат — единица возвращается на склад (или списывается в брак, если товар потерял вид);
• резерв — единицы под заказы, которые уже собираются, но ещё не выданы;
• перемещение — между складами (например, основной склад и точка выдачи);
• инвентаризация — сверка «сколько по учёту» и «сколько по факту на полке».

Пока позиций мало, это можно держать в голове. На сотнях SKU без системы остаток «плывёт».

Почему остатки в Excel устаревают к утру

Таблица не обновляется сама. Каждый выкуп, отмена и возврат нужно вносить руками, а они идут в течение всего дня. К утру цифры в Excel уже не совпадают с тем, что произошло за ночь: часть заказов выкуплена, часть отменена, что-то вернулось. На одном-двух складах это ещё терпимо, но как только появляется вторая точка или растёт ассортимент — таблица перестаёт сходиться с кабинетом Kaspi, и вы теряете доверие к собственным цифрам.

Порядок: как вести склад по шагам

1. Заведите приходы с закупочной ценой. Каждая партия — дата, количество, себестоимость единицы. Это база и для остатка, и для расчёта прибыли.
2. Свяжите продажи с остатком. Выкуп заказа должен уменьшать остаток автоматически, а не задним числом.
3. Отдельно учитывайте возвраты. Вернувшаяся единица либо снова доступна к продаже, либо в браке — это разные строки, и путать их нельзя.
4. Держите резерв под собираемые заказы. Иначе один и тот же товар можно «продать» дважды.
5. Проводите инвентаризацию регулярно. Сверяйте учёт с фактом на полке — расхождения показывают пересорт, бой или недостачу.
6. Считайте P&L по складу. Общие расходы (аренда, зарплата, ФФ) разносите по обороту, чтобы видеть не только остаток, но и прибыльность каждого склада.

Пример: почему важен резерв (цифры условные)

Допустим, на складе 10 единиц товара (пример). Пришло 6 заказов — они в сборке, но ещё не выданы. Если резерв не ведётся, витрина покажет 10 доступных, и вы можете принять ещё заказов сверх остатка:

Отмена из-за нехватки товара бьёт по рейтингу магазина, а рейтинг влияет на позиции в выдаче Kaspi. Поэтому «доступно к продаже» и «физически на складе» — разные числа.

Как автоматизировать

Складской учёт можно вести так, чтобы остаток пересчитывался сам. YLDmetrics — это интеграция с вашим магазином на Kaspi.kz, которая подтягивает заказы, выкупы и возвраты по API и ведёт склады и остатки (приходы, перемещения, инвентаризацию, резерв под заказы) до пяти складов, с полным P&L по каждому — расходы разносятся по обороту. Себестоимость из приходов при этом попадает прямо в расчёт чистой прибыли по каждому товару, так что склад и прибыль считаются в одной системе, а не в двух разных таблицах.